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商贸通助银川龙丰物资公司龙腾业内
加入日期:2014-5-8 20:24:27    点击数:1343

中国正处在重工业化和城镇化的历史进程中,我国钢铁生产与消费大幅增长,国内钢材需求量巨大,使得钢材行业成为最具竞争力的行业之一。据统计我国年产钢材规模从1999年的1.1亿吨上升到2004年的2.7亿吨。成为全球第一个年钢产量突破2亿吨的国家,并连续八年保持钢产量世界第一。

钢材流通企业在经历了钢铁行业投资过热、国家宏观调控、煤电油及原料供应持续紧张、钢材价格跌宕起伏等严峻的考验后,2005年,钢材流通企业正面临着进口铁矿石价格大幅上升、钢材出厂价格不断上涨、下游用户价格承受能力达到极限等一系列更为复杂的形势。 钢材流通企业如何把握现阶段钢材市场形势,提高企业经营管理水平和市场竞争力,对钢材流通业的持续、稳定发展提出了新的考验……

发展中的龙丰

在宁夏钢材物资流通经营企业中,银川市龙丰物资公司是赫赫有名的“大家族”之一。公司成立于1995年,公司占地面积1000平方米,仓储面积6000平方米,公司主营金属材料、建筑材料。

扩大发展、走规模化,必须走工贸结合的经营道路。目前公司下辖3个销售分公司(成都昊川分公司、包头分公司、西夏建材城分公司)、一个办事处(山西宇晋办事处)、一个开板厂(年加工量5万吨)、一个金属镁厂(占地面积300亩),逐步奠定了自己的产业基础。她蓬勃的生命力正在吸引着众多人的目光,也预示着钢材行业将形成其产业链。在规模化的发展中,覆盖区域、管理模式、业务特点的需求促使企业必须改变现有的传统管理方式。此时企业的经营管理和信息化建设,也摆在了企业建设的重要议题上。

信息化基础薄弱行业特点突出

钢材流通行业是一个管理、核算比较特殊的行业,库存货物周转期不确定,企业需在库存方面投入大量资金。钢材价格波动较快,库存如不能有效地周转,易造成囤货,直接造成经济损失。如何快速有效地得到最及时准确的详细库存信息?只有加快运转速度才有可能获得较好的利润,这也是各大公司的竞争焦点。这远非是手工处理在第一时间所能提供的。

随着我国城市建设的大规模投入,钢材物资的流通业也发展迅速。此行业运作规模大,主要体现在货物的流转量大、资金的流量大、但其他事务处理又较简单,家族式的管理比较突出,财务核算相对简单,业务量不上规模的公司不设专职财务人员,财务只是费用和收入、往来的核算。在业务核算与管理的需求上有比较特殊的行业特点,但财务核算并不复杂。部分公司除了电脑开增值税票,没有实行信息化管理,人员结构及专业素质参次不齐。

要想真正做到钢材市场上的龙头企业,各项管理都需再上层次。在2004年的秋季,龙丰公司在总经理的部署下,总经理助理兼办公室主任配合财务部经理与主管,组成了一个信息化调研小组,开始对现有的管理核算软件提供商和应用的成功企业进行调研,从中寻找适合龙丰公司的跨地域管理模式的信息化管理软件,预借信息化之手来建立统一的龙丰公司管理系统平台。

选择最适合的,不求大求全

在交付龙丰公司内部及分子公司信息化管理平台建设的过程中,必须充分考虑所属企业的管理需求,不能考虑了本地公司而忽略了异地公司与分公司的统一管理,以及今后发展可扩充的空间。

在考虑公司与分公司的独立性时,又关注到财务上的资金与往来的统一监控,业务数据的在线控制与灵活调配,行业特点需要的特殊计量方式。加之部分财务业务人员计算机操作能力比较弱,选择一个容易上手,既实现管理需求又能核算的了解行业特殊需求的软件产品,不一定大而全,适合与解决问题才是关键。

在选型过程中龙丰公司重点考虑了下面的因素:

一、是与企业自身需求相匹配的,并且企业所能承受的产品。

二、是能够满足企业未来发展需要的。

三、要从产品品质、交付力量等方面能确保项目的成功。

首先对国内知名软件进行广泛的认识和了解,其次是了解行业内的专业产品。这类产品初看起来较适合物资行业,实际上就是因为太关注于应用性,使得系统的深度、可扩展性方面有所缺陷,不能满足企业长期发展的需要。

龙丰公司寻觅了很长时间,对用友通产品坚信不移。考察选型的三个月时间里对用友公司的产品特点做了认真的分析对比,选择对比了一家服务非常专业又具有保障的用友专业营销服务机构。目的在于,交付与应用风险都会降到最低点,以后随着企业发展和管理的需求再行考虑升级与扩充。

根据前期调研中了解到的龙丰公司需求,用友位于银川的授权经销商索扬公司的交付工程师现场对产品进行全功能的流程摸拟,最终用友“商贸通”以它的经济简洁、灵活、易操作、功能满足需求而被启用。

流程讲整体交付献策突出重点

规范化是龙丰公司扩大经营的核心,离开了规范化经营管理,扩大经营范围很难健康发展。伴随行业的快速发展,企业的差异化竞争显得尤为突出,谁的反映速度快、谁的决策时间短,谁就在市场上抢先一步,谁就能获得更大的利益。

从最表层来看,龙丰公司信息化建设的目的,一方面在于动态掌握库存情况,提高库存周转速度。降低库存同时又不影响正常的销售,最有效的方法是实时地分析历史销售信息,客户资源的需求分析,各商品的赢利状况,并在各分公司之间实现及时的货物调配。同时也要求总公司具备非常强的采集信息、分析信息、发布信息的能力,以便加快市场响应速度。

另一方面,龙丰公司也希望通过信息化产品的应用消除总公司与分支机构之间的地域距离,实时准确地了解分支机构的经营运作,加强对分支机构的控制能力和监管力度,降低异地管理中人为因素的作用,提高企业运营过程中的透明度,实现对分支机构的集中控制,更有利于企业通过统一经营策略、统一调动资金、统一采购、统一人事管理等优化资源分配、达到规模效应。

钢材行业的各企业基本上都是大运作小管理型,商贸通是一套集购、销、调、存业务管理和简单财务核算为一体,真正满足成长型企业对“物流”和“资金流”的全面管理需要。

用友针对钢材行业的特点与需求,制定出更具普遍需求的理财管家方案:

1、建立对外报税的财务系统账套

此账套建议按标准的财务核算制度要求建立成长型会计制度核算账套,既符合国家财政部新下发的财务制度执行要求,又满足企业财务管理需要。可挂接业务部分使用也可断开业务部分使用,挂接业务部分也只建议做到二级核算的层面上即可,既简洁又方便。

日常工作中只需按所发生的业务逐笔录入记账凭证,期末由系统提供的自动转账结转期间损益,一分钟轻松出报表,上报税务部门。

2、另外再建立企业内部管理的财务业务一体化账套

为管理好企业内部的资产状况,完全以实际情况来处理账务上的业务数据。因此该账套是“资金流”与“物流”相统一并密切结合的一套核算管理体系,也就是物与钱、物与客户相统一的信息流。通过各科目、各商品、各信息档案把企业中的资金分布、投资情况、库存商品分布情况、欠款状况、客户资源情况全部以一张表格的形式展现在决策者眼前,对企业的家底有了通盘的了解。

3、钢材行业中的特殊计量单位要求(实现了理论数量与实际数量的不统一)

在采购入库、销售出库中有两种计量单位需参与账务中的核算,第三种计量作为辅助信息记载以备开票时查阅。不同的商品会有不同的计量需求,商品销售与管理核算中还存在公差的要求等。

在“商贸通”产品中实现以上诸多的需求,也只有用友的产品架构、用友的专业交付才可以让客户得到问题的解决,用得放心。经过系统的测试与摸拟,方案完全满足需求。

系统建成后,整个公司的信息流和资金流比以往更加快捷畅通了。

职责明确确保效果

手工核算管理市场上的业务,通常情况下在周末的时候库管或业务主管加班加点才能将本周的进销存情况统计表上报到老总的办公桌上。而软件系统每天只要将业务的出入库数据及时录入系统,即刻就能得到进销存的各类数据,当期的收入、发出、成本、毛利等分析数据,即刻便能得知本期的经营状况,利润是多少,明确记载了货物的流向、业务的分布情况,哪些物资需求最大,快速准确地提供了经营决策分析的一手资料。

未上系统前,销售部与采购部信息流的不通畅,库存状况的不了解,销售部门在安排业务时只能临时询问了解。

使用用友商贸通软件管理后,实现了物资信息的共享。相关人员依据各业务管理职责和权限的不同,查阅相应权限范围内的资料,一目了然。对合理安排销售计划提供了数据上的支持,大大减少了工作中的扯皮现象。

以前老总必须每周要求上报一次库存货物的进销存情况表、客户往来明细表,因管理基础还不错,财务人员加加班也可以上报,但及时、详细的数据仍有困难。但上系统后,完全不用再考虑老总何时要,随要随报,快捷方便。……

您的客户在哪里?会成为您的忠实客户吗?客户对您的服务满意吗?这恐怕是所有企业老板都很关注的问题。

现用软件系统去分析管理,那数据就全面得多,不再是一个单项的客户信息。根据相关分析表就可分析出每个客户的普遍需求和个性需求,以及他的经济实力和资金周转情况,使企业可以做精准的市场策划分析,在激烈的市场竞争中占据有力的资源。

使用“商贸通”软件管理后,财务、业务工作处理可以区分开来了,人员可合理调配使用。财务人员定期或随时只要将采购和销售的出入库单据进行审核,做业务转账点击处理,系统便可自动计算统计出来。以前每月一出,现可每天、周、……出表。手工用三天时间计算成本,现三分钟即可计算出来,极大地提高了工作效率。业务人员可以将货管的更清楚,可以节省出时间去安排销售工作;财务人员可以从以往繁忙的事务处理中解脱出来,把大量的时间投入到资金筹措、财务分析等方面,为公司的决策提供准确的现实依据。

据此次龙丰公司信息系统运行负责人王琴讲述,在整个软件交付进程中,用友的交付顾问不是简单地按照流程及企业的核算来处理。而是还告诉龙丰怎样利用小软件做好有特点的业务,并建议或防范可能会产生什么样的后果,帮助龙丰公司正确把握交付方向。

以客户需求为己任 因专业而发展

对于如何借助信息化之手,在钢铁行业内,突破相关行业化公司管理的瓶颈,龙丰公司的信息化交付给我们提供了一个很好的素材。龙丰公司的交付与应用,对于用友通软件来说有了新的诠释。钢铁行业的企业,普遍存在销售规模大、核算流程相对简单,人员结构参次不齐,“物流”、“资金流”过大,流转速度也快,管理要求是灵活多变。

用友商贸通在龙丰公司的成功交付将使龙丰跻身于信息化的快车道,并在企业竞争力的打造上脱颖而出。相信,双方的胜利携手,将会迎来共同的辉煌!


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