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医药行业解决方案|用友青岛

时间:2020-09-30  来源:本站  责任编辑:管理员  阅读:1

 

医药行业解决方案|用友青岛

 

河北康博药业有限公司是一家专做生产中药饮片的生产企业,成立于20143月,为有限责任公司;现有员工80余人,其中专业技术人员33名。

 

青岛用友软件|用友青岛总代理-青岛中德佳信科技有限公司|用友软件T+|用友软件U8+

 

公司规划建设包含中药饮片、中药提取物、保健品、食品生产车间,主要建设一般中药饮片生产车间,直接口服中药饮片车间、毒性饮片车间、食品车间、库房、质检中心等生产配套设施,总建设面积12500㎡;其中中药饮片生产车间4200(含太阳房740),质检中心750㎡,仓储6280㎡,食品车间612㎡。一般中药饮片车间年生产能力7000吨,直接口服中药饮片年生产能力100吨。毒性饮片车间年生产能力400吨,食品车间年生产能力3000吨。

 

公司主营中药饮片的销售,产品销往河北、山西、陕西、辽宁、黑龙江、吉林、山东、甘肃、内蒙等省市的医药公司、医院、连锁药店、药品生产企业等并建立了长期合作协议。

 

康博人秉承“康泰祥和,博施济众”的企业理念,用先进的设备、专业的生产工艺、科学化的管理,保证生产出优质的产品,为国人的健康与幸福做出更大的贡献!

 

 

 

三、企业经营困惑

1 两套软件并行(业务东胜与财务用友)业务上的往来账与财务的往来帐金额不对。

 

2 开票员开票后,打印药检需要每张药检与销货单据的品种一一核对,耗时太长,

 

3 库存数不对,很少盘库,生产车间的人员与成品库房的人交接,录入的时间不及时,开票员开单据的时候库存批号对不上,财务人员没有办法知道产品的成本。

 

4 财务的根据纸质单据入账,如果开票员录入错误,财务数据也错误,没有复核。

 

5 开票员需要催款,但是因为涉及到高地价的问题与别人串货的问题,不能清楚的知道欠款金额,

 

6 往来单位中要有企业资质的,每年申报更新,需要提前一个月要客户资质。

 

7 每个月出具费用表,要知道这个月各项支出的费用是多少?

 

四、企业业务流程

企业两套软件并为一套,业务也使用用友软件,实现财务业务一体化。

 

1、实施规划前流程:采购业务流程

      根据季节情况,会从农民手中收饮片原料或者是从外地采购原料,根据实际到货的数量入库,但是却没有确定价格,因为有质检部需要检验,这样经常会因为检验的成分问题,需要退货,供应商会降低原料的价格不要退货,这个时候就要降低药材原料的等级,来确定应付的金额,东胜软件只有采购入库单,这个时候就要对这个单据再进行修改很不方便。发票号也是要进行人为记录的。

 

2、实施规划后流程:采购业务流程

东胜换到用友软件,库房做采购入库单后,价格并不确定,先入库,后续质检,

 

根据质检的情况来确定价格,采购员做进货单,因为是自己给自己开具农产品的发票,需要手工填写发票号与实际的发票号相关联。

 

 T+里使用分开流程,如下图所示,库管人员对于软件不熟悉,根据数量制单“采购入库单”,后续采购员根据质检情况制单“进货单”,后续财务新增“采购发票“与“付款单”。

 

3、实施规划前流程:销售业务流程

    东胜软件中,开具销货单后,打印出单据上品种的药检报告,如果一张单据有200个品的时候,那么需要200张药检与品种一一对应的,很耗时耗力,而且收款单再用友上做核销,东胜上只有应收款,没有核销,业务员催款也要找财务要,财务给的不及时,影响回款。

 

开票员想自己查询报表,统计出哪些客户没有回款,没有报表可查询,开票后,开票员再把票拿去库房,让库房出库,多的时候就微信语音说,耗时不说也会经常出错。

 

4、实施规划后流程:销售业务流程

药检打印用单据中的附件上传,然后做了开发,从附件表中上传的的药检报告(药检名称为:存货名称+批号)来对应销货单的明细(存货名称+批号)如退役,开票员开票后如图二,由库房根据销货单生成出库单,库房再去出库。查询的报表可以看销货单执行的情况,以及应收明细账,

 

5、实施规划前流程:库房的流程

   使用东胜软件之前,库房只使用成品入库,别的单据没有使用,销售出库也是开票员拿开票的单据过去留一联,这样对查账很不方便。尤其是有的时候货品需要发两次的时候,就要再原始单据上勾选,换人之后就不明白这次的货出了多少还有多少没出的。

 

6、实施规划前流程:库房的流程

开票员开票后,库房根据开票员开具的销货单生成出库单,拿出库单去货架取货,

能够避免来回路途上时间的消耗,库房也能够看到自己出库的情况,查询比较方便,

再做产成品入库单后,也能反便财务归集成本。

 

7、实施规划前流程:财务做账流程

根据开票员给的原始单据做账,没有办法去核算库存数,涉及到客户的回款,业务员的提成问题,以及高价票的问题,和客户对账的时候给出的科目明细帐,老板与业余员并不会看,也没有单据明细的对账,财务人员只能制EXCEL表给老板,工作量很大,时常加班,

 

费用报表也是额外单独表格记录。

 

 

 

8、实施规划后流程:财务做账流程

    根据软件中开票员做的销货单据直接生成凭证,在审核,这样只需要复核就可以,不需再录入凭证,客户对账直接再往来明细帐中查询,导出EXCEL表格给老板,单据明细,欠款明细一目了然,费用报表的公式设定,月底直接出具费用报表,

 

 五、典型业务及解决方案

1、高低价的问题

业务场景:

 

因为药材行业有很严重的串货情况,甲方从我们这采购药材,但是要求销货单上面的往来单位写他准备销售的意向客户乙方, 软件单据中的价格有两种,一种正常价格是给甲方的,由甲方结款,后续对账,一种是高价的,这张单据是给乙方,由乙方回款,中间的差额再给甲方。

 

解决方案:

 

在【销售订单】中添加字符专用自定义项,显示名称为“议价”和“议价金额“,议价为数值字段,金额是由议价*数量的公式计算出的合计数。。

 

软件操作:

 

1)如图所示,如果客户不要求开具高价票,那么议价就不填写,要高价票的话就再议价上填写高价的金额。。

 

 

 

2)会计对账,可以把议价与议价金额自定义项作为显示处理,在列表中筛选往来单位就可以看他的实际欠款金额。

 

 

 

2、打印药检与客户的资质管理。

业务场景:

 

1)因为是销售药品,客户要购买货物的时候,要先把他们的医药资质快递过来一份,这样才能开展正常的业务,医药资质需要每年一审,日期会变,所以都会提前一个月找客户要资质,之前也是以EXCEL表做记录,

 

2)开票员打印的销货作为随货同行单,给客户发过去其中由单据上明细品种的批号打印药检,东胜的是可以打印药检,但是并不清楚由没有漏打或者打重复的,所以要拿打印出的药检一一去核对。看是否由漏打与重复的,再业务量多的时候,开票员很是繁忙。

 

解决方法:

 

1)客户资质管理,把往来单位分类分成12个月,刚合作的客户根据月份分到哪个类别下面,这样就可以每个月找客户资质的时候就能区别出哪些是需要更换资质的。

 

软件操作:

 

在往来单位分类档案中新建以月份的客户分类。

 

    

 

2)做的打印药检的开发,开票员把附件都上传上去正常开具单据后,再开发的界面查询出这张销货单,再以存货名称+批号与附件名对应,批量选中,批量打印药检

 

软件操作:

 

1) 先上传附件,后开具销货单,

 

 

 

2)开发界面,找到这帐销货单,并打印药检

 

 

 

六、产品应用价值

调研结束后,研发与培训软件使用,总共用了15天的时间,再对往来帐的时候不会那么低的效率,开票员也从繁重的核对工作中解脱出来。财务也从繁重的表格与凭证中解脱出来。老板需要的各种报表很快的就能打印出来。产品的价值主要体现再:

 

1 与客户对帐的时候能够及时分辨出,高价与低价的票据,不会再为账目去找原始记录。

 

2 开票员开票后,药检就打印出来,并且打印的时候就能知道药检的数量是否缺少。

 

3 单据生成凭证,财务人员的工作大大减轻。

 

4 财务报表的直接出具,省去EXCEL的记录。

 

5 库房人员不用从开票室到仓库一直来回跑。能从软件中直接看到出库的数量。

 

6 财务人员每个月成品成本分配,能够知道产品的成本是多少。

 

7 帮助老板能够实时查看库存的情况,

 

8 也不用再担心客户资质的问题,能够清晰的知道哪个月该要哪些客户的资质

 

七、项目实施小结

1、制定实施主计划并严格执行(给开发留出充足的时间做测试)。

 

 2、实施前的需求调研很重要。对于业务站点多用户的客户,调研思路必须保持清晰,清楚明白的了解客户现有的流程以及客户想实现的目标。将调研的信息以文档的方式记录,为实施方案作铺垫。

 

3 对于这种有大量存货和往来单位的T+用户,先做演示环境,对各部门进行培训,确保人员会对基本档案增删改。。

 

4、上线前召开整体会议,演示整体流程,各部门认可的情况下,流程敲定后就不会再更改,避免返工的问题。

 

5、各部门负责人之外设立信息员,信息员跟整体流程。是信息员能够解决T+中的小问题。

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